Na co zwrócić uwagę, wybierając salę konferencyjną? Czy wyjazd do centrum konferencyjnego to dobry pomysł?

Konferencje i szkolenia na stałe zagościły w kulturze organizacyjnej wielu firm. Szkolenia są cennym jej elementem zarówno dla pracodawców, którzy dbają o najwyższą jakość usług, jak i pracowników, dla których rozwój osobisty jest bardzo ważny. Organizacja szkoleń i konferencji nie jest jednak łatwym zadaniem. Co trzeba wiedzieć, gdy organizujemy szkolenie i jaką salę konferencyjną wybrać?

Jaką salę konferencyjną wybrać? Zwróć uwagę na wyposażenie oraz dostosowanie sali do Twoich potrzeb

Poszukiwania odpowiedniej sali konferencyjnej rozpocznij od ustalenia, jak dużej sali potrzebujesz, czyli ile osób będzie uczestniczyło w szkoleniu. Oprócz liczby miejsc ważny jest także układ sali:

• Podkowa – taki układ ułatwia interakcję, szczególnie polecany dla mniejszych i średnich grup
• Układ konferencyjny – ze stołem po środku sali
• Układ szkolny – wszystkim nam dobrze znany
• Układ teatralny – krzesła bez stołów, krzesła mogą być ustawione w łuku

Układ sali dobierz pod kątem rodzaju zajęć, jakie będą prowadzone oraz liczby uczestników. Zwróć szczególną uwagę na wyposażenie sali konferencyjnej. Nie może w niej zabraknąć dobrej jakości sprzętu multimedialnego (rzutnik, nagłośnienie, bezprzewodowy mikrofon, laptop), a także szybkiego internetu. Oprócz tego przydatne są tablice flipchart z mazakami oraz podstawowe materiały biurowe, jak duże arkusze szarego papieru. Oczywiście sala musi być klimatyzowana i dostatecznie przestronna. Nie wynajmujcie jednak za dużej sali konferencyjnej – wszystkim będzie trudniej się skupić.

Kiedy warto wynająć centrum konferencyjne?

Sympozjum naukowe, szkolenie czy konferencję można połączyć z integracją. W ciągu dnia nauka, wieczorem zabawa – z takiego rozwiązania na pewno ucieszą się wszyscy pracownicy. Jeśli zdecydujesz się na taką opcję, na cel Waszego wyjazdu wybierz centrum konferencyjne w atrakcyjnej lokalizacji. Może to być ośrodek w górach, nad morzem, nad jeziorem lub po prostu za miastem.

W centrum konferencyjnym, oprócz sali i pokoi hotelowych, powinno być zapewnione zaplecze w postaci siłowni, sauny, kortu tenisowego, stołów do bilardu czy piłkarzyków. Jeśli hotel mieści się w pobliżu akwenu wodnego, warto sprawdzić czy będzie możliwość wypożyczenia rowerków wodnych lub kajaków.

O czym jeszcze trzeba pamiętać, organizując konferencję dla pracowników?

Jak już wspomnieliśmy, organizacja szkolenia czy konferencji pochłonie dużo energii osób, które zaangażują się w to przedsięwzięcie. Dlatego firmy nie decydują się na to zbyt często. I bardzo dobrze – pracownicy rzadko mogą sobie pozwolić na często wyjazdy, a Ty na częste szkolenia w godzinach pracy.

Dlatego dołóż starań, by każde szkolenie było wartościowe, by prelegenci byli prawdziwymi fachowcami, doświadczonymi w prowadzeniu szkoleń dla dużej grupy osób. Można mieć wiedzę, ale nie posiadać umiejętności w ciekawym jej przekazywaniu. Dlatego szkoleniowcy powinni umieć zaangażować uczestników i utrzymać ich skupienie przez długi czas.

Zadania związane z przygotowaniami konferencji rozdziel na kilku pracowników. Przejrzysty podział obowiązków ułatwi zadanie. Ty sam dawaj przykład, bądź wsparciem dla każdego z nich i kieruj pracą zespołu.